摘要：随着数字化时代的到来，传统档案管理方式已经无法满足现代企业的需求。此时，数字化档案室的建设尤为重要。建设信息化时代的智慧管理平台，可以提高档案的利用率和管理效率，有效地保护企业信息资产。本文将从企业数字化档案室的意义、数字化档案室的建设与现代化、数字化档案室的安全性、数字化档案室管理平台的功能四个方面，详细阐述数字化档案室的重要性和建设。

1、企业数字化档案室的意义

随着数字化时代的发展，企业的信息资产已成为一种无形的财富。传统的档案管理方式很难适应现代企业的管理需求，一些重要的文件和资料可能因为手误、文件修改等意外事件，或者管理过程中接手人员的不同，而造成无法找回的情况。数字化档案室的建设可以方便资料的管理和传递，降低管理成本，应对政府和企业的审计检查，实现高效率、安全可靠的资产管理。数字化档案室可以保证信息的完整性、准确性和机密性, 提高工作的效率和信息资源的利用率。

数字化档案室是建立在网络基础设施上的档案管理系统系统。首先，企业应由总部设立一个数字化档案室，为其它分支机构提供服务。它可以方便的进行查阅、传输和管理档案, 不仅节约了人力物力，而且极大地方便了检索和存取。同时数字化档案室的数据安全性也是非常重要的。

2、数字化档案室的建设与现代化

为了使数字化档案室得到合理的构建和科学的管理，数字化档案室的建设议题必须引起越来越多的关注。数字化档案室的建设与现代化的关系，一方面在设计上要注重档案的可扩展性，有利于企业的发展以便迎接更多的资产的投入，另一方面要注重档案管理中的技术保障，建立高效的系统管理和操作流程。数字化档案室的建设与现代化的有机结合, 极大提高了企业的管理效率和服务质量

数字化档案室的建设过程中，首先要考虑硬件设施的投入，包括高效的存储与计算设备、安全网络基础设施以及安全有监控的机房建设。其次，关键的是软件开发方面，要注意设计和优化由于时间或技术原因长年累月累计而来的数据信息，确保数据库稳定高效运行。建立一套完整的数字化档案系统可以大大提高档案管理的可靠性，保护企业的信息资产。

数字化档案室建设需要考虑包括人工智能、大数据分析、区块链等最新技术的应用。这样数字化资产管理平台与企业管理系统可以对接，T+0秒、零差错的全覆盖式管理，实现档案数据的优化与组合分析，开创企业智慧管理新模式。

3、数字化档案室的安全性

数字化档案室的建设一定要注重软件和系统的安全性，因为它涉及到企业机密资料的保障。首先，要部署网络安全设备来保证数字化档案室系统的网络安全，例如金盾牌平台、防火墙、病毒检测等。此外，还要开展灵活多样的安全管理政策，设置不同的档案访问权限，建立安全访问控制系统。另外，在安全储存上，也可以采用加密方式或者数据备份来加强密码体系。

数字化档案室在日常管理中，应当设定专门的管理团队进行维护，负责保障硬件、软件以及档案的安全性和完整性。档案负责部门应当负责定期检查档案的存放、查阅和借阅情况，并在发现异常情况时及时排查处理。

同时，数字化档案室的安全管理是一个系统工程，必须整合物理措施和技术措施。 在数字化档案室的建设中，安全性必须始终放在首要位置， 确保对企业资产的最大保障。

4、数字化档案室管理平台的功能

数字化档案室管理平台是数字化档案室系统中最核心的部分。为了更好、更高效地管理企业数字化档案室，数字化档案室管理平台具备以下功能：

1、档案分类功能：将不同类型、不同级别、不同密级的档案予以分类，方便管理和查询。

2、档案查询功能：具备存取选项和双向索引功能，可以方便地进行查阅工作，还可以对档案信息进行全文检索。

3、档案借出功能：支持提出申请，并设置审批流程。档案借阅人归还档案后，管理平台会自动将其回收并归档。

4、档案安全功能：对不同类型的档案设定不同的访问权限，避免不相关人员获得潜在机密信息。

数字化档案室管理平台还应该具备档案数字化和数字资源管理功能。数字化档案室不断演化，必须注重软件保护这个最核心的资产。数字化档案室管理平台不仅要支持数字化的增量管理，还要重视数字化档案的长久保存和保护。数字化档案还可以对现有的业务数据进行分析处理，支持更广泛的业务应用和服务提供，为企业的运营、决策、管理等提供重要参考。

总结：

数字化档案室建设是企业实施信息化的重要组成部分，是企业数字化管理的基础设施。数字化档案室建设需要注重硬件设施及软件开发方面的投入，同时要注重信息安全。数字化档案室管理平台也是数字化档案室的核心，它应该具备档案分类、查询、借阅、安全等基本功能，还需要支持数字化的增量管理，长久保存和保护数字化档案，以支撑更广泛的业务应用和服务提供。

数字化档案室建设与管理，是一项需要专业知识和大量实践经验的系统工程，但也是一个必须要面向未来的重要课题。数字化档案室建设对实现企业信息化目标、提高文档资料使用的便捷性以及实现对数据资产的综合管理具有重要价值。

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